Cobrança indevida é algo que pode trazer inúmeros prejuízos para uma empresa. Afinal, de acordo com a Lei nº 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor), artigo 42, estabelece que o consumidor cobrado em quantia indevida tem direito à repetição do indébito, por valor igual ao dobro do que pagou em excesso, acrescido de correção monetária e juros legais.
Isso significa que a empresa pode ter prejuízos neste tipo de cobrança. Veja a seguir 7 desses cuidados que toda empresa precisa ter para evitar a cobrança indevida.
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O que se enquadra como cobrança indevida?
Cobrança indevida ocorre quando uma empresa pede pagamento por valores que não são devidos. Isso pode incluir:
- Cobranças de produtos ou serviços não contratados.
- Valores diferentes dos acordados no contrato.
- Duplicidade de cobrança por um mesmo serviço.
Além disso, é importante considerar situações em que o consumidor já pagou por um serviço, mas a empresa continua cobrando.
Outra forma é quando o consumidor percebe que foi cobrado a mais, mesmo que o serviço ou produto tenha sido contratado. Isso pode acontecer em contas de serviços, como energia elétrica ou telefonia, onde as tarifas podem ser cobradas erroneamente.
Sendo assim, se uma empresa continuar a cobrar mesmo após ter sido notificada da cobrança indevida, isso reforça a irregularidade.
Afinal, os consumidores têm o direito de contestar essas cobranças. Eles podem pedir explicações e, se necessário, solicitar o reembolso. Em situações extremas, é possível buscar auxílio legal para resolver o problema. Desse modo, reconhecer essas situações é fundamental para proteger os direitos do consumidor e evitar prejuízos financeiros.
7 Cuidados que a sua empresa precisa ter para evitar
Ter cuidados para evitar cobranças indevidas é o que toda empresa precisa ter. Assim, é possível evitar problemas de cobranças incorretas e entre outros erros que podem prejudicar a imagem da empresa e oferecer prejuízos. Veja a seguir 7 cuidados que a sua empresa precisa ter:
Treinamento da equipe
Invista em treinamento regular para a equipe. O treinamento é importante para garantir que todos os colaboradores estejam cientes sobre como funciona o processo de cobrança, o que pode e o que não pode ser feito. Isso ajuda a garantir que todos compreendam as políticas de cobrança e como evitar erros.
Documentação adequada
Mantenha registros detalhados de todas as transações. Isso facilita a verificação de cobranças e evita divergências. Ao ter todas as informações sobre vendas, valores, formas de pagamento, você consegue avaliar a situação de cada cliente, sem que haja problemas com a falta de informação ou dados incorretos.
Verificação de dados
Antes de emitir cobranças, verifique se todos os dados do cliente estão corretos. Erros de digitação podem levar a cobranças indevidas. Por isso, contar com sistemas que fazem isso e garantir que os colaboradores façam a digitação correta é essencial.
Procedimentos claros de cobrança
Estabeleça processos claros para a cobrança. Isso inclui o que fazer em caso de atrasos ou contestação de valores. Ao ter todas as informações claras, você pode garantir que os processos de cobrança estejam alinhados e principalmente, evitar inconvenientes.
Auditorias regulares
Realize auditorias internas de forma periódica. Isso ajuda a identificar e corrigir problemas antes que se tornem maiores. Essa prática deve ser feita ao menos a cada 6 meses ou até mesmo antes, dependendo do feedbacks de clientes.
Comunicação transparente
Mantenha um canal aberto de comunicação com os clientes. Isso permite que eles relatem problemas rapidamente e evita mal-entendidos. Esteja sempre de olho nos feedbacks que os seus clientes vem oferecendo. Se eles já estão relatando problemas com o processo de cobrança, tente resolver o quanto antes, assim, você evita maiores problemas no futuro.
Uso de tecnologia
Implemente soluções tecnológicas que automatizem o processo de cobrança. Isso pode reduzir erros humanos e melhorar a eficiência. Sem contar que garante mais produtividade e principalmente, facilidade, garantindo que os colaboradores estejam preocupados com soluções e principalmente, atento aos erros.
Esses cuidados são essenciais para a saúde financeira da empresa e ajudam a manter a confiança dos clientes.
Como você pode resolver de forma amigável com o consumidor em caso de cobrança indevida?
Para resolver uma cobrança indevida de forma amigável, a empresa deve adotar algumas práticas importantes. A primeira ação é ouvir o consumidor com atenção. Isso ajuda a entender o problema e a aliviar a frustração do cliente.
Em seguida, a empresa deve verificar a situação. É essencial confirmar se realmente houve um erro na cobrança. A comunicação clara neste momento é fundamental.
Se a cobrança for identificada como indevida, a empresa deve se comprometer a corrigir o erro rapidamente. Em muitos casos, isso significa devolver o valor pago a mais. A restituição deve ser feita de forma clara, com a explicação necessária.
Criar um canal de comunicação eficiente é outro passo. Isso permite que os consumidores relatem essas situações com facilidade. Por exemplo, a empresa pode oferecer:
- E-mail para reclamações
- Número de telefone específico
- Formulário online
Além disso, é importante documentar todas as interações. Isso proporciona uma base para resolver futuras disputas e mostra que a empresa está comprometida com a transparência.
Por fim, a empresa deve sempre oferecer um acompanhamento após a resolução. Um simples agradecimento pode fazer com que o consumidor se sinta valorizado. Demonstrar cuidado e atenção pode ajudar a manter um bom relacionamento com os clientes.
Quais estratégias eficazes existem para prevenir cobranças indevidas em empresas?
Empresas devem implementar um sistema de gestão de cobrança eficiente. Isso inclui treinar a equipe para verificar dados antes de realizar cobranças. Também é útil usar tecnologia que ajude a automatizar processos e minimizar erros.
De que maneira o uso correto de linguagem influencia na comunicação de cobrança?
A linguagem clara e profissional é fundamental nas comunicações de cobrança. Sendo assim, é importante usar termos compreensíveis ajuda a evitar mal-entendidos. Além disso, ser cortês pode melhorar a relação com o cliente, reduzindo a chance de reclamações. Tudo isso, garante que o cliente fique satisfeito com o atendimento da empresa e ajude a resolver o problema da situação.
Quais procedimentos são essenciais para verificar a exatidão das cobranças antes do envio aos clientes?
Antes de enviar cobranças, é crucial revisar todas as informações. Conferir detalhes como montantes e datas ajuda a garantir precisão. Estabelecer um procedimento de dupla checagem pode também prevenir erros, assegurando que os dados estejam corretos antes do contato com o cliente.
Como a Consultas Prime pode ajudar você?
Aqui na Consultas Prime oferecemos consultas sobre restrições financeiras, essas não ajudam de fato no processo de cobrança indevida, mas sim no momento da venda a prazo.
Afinal, no momento da venda a prazo, você pode consultar informações sobre o consumidor e garantir que ele esteja totalmente preparado para o pagamento a prazo, sem problemas de inadimplência.
Para consultar é simples e você precisa apenas acessar o site da Consultas Prime. Se você faz vendas a prazo, chegou o momento de evitar inadimplências, consulte hoje.